【2025年最新版】特定技能の申請で失敗しない！初めての担当者向け7つのステップ完全ガイド

「人手不足を解消するため、特定技能外国人の受け入れを検討し始めたけれど、何から手をつけていいか分からない…」
「申請手続きが複雑そうで、法的なリスクが心配…」

初めて特定技能外国人の受け入れを担当される方は、このような不安をお持ちではないでしょうか。

ご安心ください。特定技能の申請は、正しい手順とポイントさえ押さえれば、決して難しいものではありません。この記事では、2025年時点の最新情報に基づき、初めての方でも申請の全体像を掴み、スムーズに手続きを進められるよう、7つのステップで分かりやすく解説します。

この記事を最後まで読めば、申請に必要な準備から具体的な流れ、注意すべき費用や法律のポイントまで、すべてを理解できます。さあ、一緒に一歩ずつ進めていきましょう。

【結論】特定技能の申請成功は「段取り」が9割！7つのステップで全体像をつかもう

まずは、これから取り組む申請手続きの全体像を把握しましょう。この7つのステップを順番に進めることで、抜け漏れや手戻りを防ぎ、スムーズな受け入れが実現できます。

1. STEP1：受け入れ計画の策定
   自社がどの分野で何人の特定技能外国人を受け入れられるのか、法的な条件を確認し、具体的な計画を立てます。
2. STEP2：受け入れ体制の整備
   外国人材を支援するための担当者を配置するなど、法律で定められた受け入れ体制を社内に整えます。
3. STEP3：必要書類の準備
   申請に必要な書類は多岐にわたります。リストを元に、一つひとつ着実に収集・作成します。
4. STEP4：オンラインでの事前入力
   政府の電子申請システム（e-Gov）に必要な情報を入力します。入力ミスがないよう、ダブルチェックが重要です。
5. STEP5：申請書類の提出
   入力が完了したら、システム上で申請データを送信し、その後、管轄の出入国在留管理庁の窓口に書類一式を提出します。
6. STEP6：審査・認定
   提出した書類が出入国在留管理庁によって審査されます。不備がなければ、在留資格が認定されます。
7. STEP7：受け入れ開始と支援
   無事に認定が下りたら、いよいよ外国人材の受け入れ開始です。計画に沿ったサポートを継続的に行います。

これらのステップを丁寧に行うことが、申請成功への一番の近道です。次の章から、各ステップの背景にある制度の基本や、具体的な準備について詳しく見ていきましょう。

そもそも「特定技能」ってどんな制度？基本のキを解説

特定技能制度とは、日本の深刻な人手不足に対応するため、専門的な技能を持つ外国人材を特定の産業分野で受け入れるための在留資格（ビザ）制度です。

目的は、日本の労働市場で「本当に人手が足りない分野」を支えてもらうこと。そのため、受け入れ可能な分野は以下の16分野（2025年の制度変更で統合）に限定されています。

• 1. 介護
• 2. ビルクリーニング
• 3. 素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業（※旧3分野を統合）
• 4. 建設
• 5. 造船・舶用工業
• 6. 自動車整備
• 7. 航空
• 8. 宿泊
• 9. 農業
• 10. 漁業
• 11. 飲食料品製造業
• 12. 外食業
• 13. 自動車運送業
• 14. 鉄道
• 15. 林業
• 16. 木材産業

自社の事業がこれらの分野に該当することが、受け入れの第一歩となります。
もし、対象外の業務に従事させてしまうと、「出入国管理及び難民認定法」の違反となり、受け入れ許可の取り消しといった厳しい処分につながる可能性があるため、注意が必要です。

より詳しい対象分野については、公式サイトで確認できます。
▶ 特定技能制度の対象分野｜出入国在留管理庁

特定技能で外国人材を受け入れるメリット・デメリットは？

制度の基本を理解したところで、実際に特定技能で人材を受け入れることのメリットと、それに伴う負担（デメリット）を客観的に見てみましょう。

デメリットを乗り越えるヒント:
これらの負担は、デジタルツールの活用や、専門的なサポートを行う登録支援機関（※）への外部委託によって軽減することが可能です。自社だけで抱え込まず、うまく外部の力を借りることも検討しましょう。

※登録支援機関：特定技能外国人を受け入れる企業に代わって、法律で定められた支援計画の作成や実施をサポートする、国から登録を受けた機関のこと。

申請前にチェック必須！受け入れ企業の条件と必要書類リスト

「うちの会社でも受け入れられるのかな？」と疑問に思う方もいるでしょう。ここでは、企業に求められる主な条件と、申請に必要な書類をまとめました。

受け入れ企業に求められる主な条件

• 法令遵守: 労働法や社会保険関連法、税法などを遵守していること。
• 事業の安定性: 事業が継続していること（倒産していないなど）。
• 支援体制: 外国人材を支援する体制（担当者の配置など）が整っていること。
• 過去の違反歴: 過去5年以内に出入国管理法や労働関連法で重大な違反がないこと。

特に、過去に労働基準法違反などで罰則を受けたことがある場合は、申請が認められない可能性があるため、事前の確認が不可欠です。

これで万全！必要書類リストと作成のポイント

申請には多くの書類が必要ですが、特に重要なものをピックアップしました。不備があると審査が大幅に遅れる原因になるため、慎重に準備しましょう。

書類準備のコツ:

• 有効期限を確認: 書類によっては有効期限（発行後3ヶ月以内など）が定められています。
• ダブルチェック: 完成した書類は、必ず別の担当者にもチェックしてもらい、ミスを防ぎましょう。
• デジタル化への対応: 2025年以降、オンラインでの申請手続きがさらに推進されます。スキャンした書類は鮮明か、ファイル形式は正しいかなども確認しておくと安心です。

気になる費用と税金の話。これだけは押さえたい3つのポイント

受け入れには、どれくらいの費用がかかるのでしょうか。経理処理で失敗しないための3つの重要ポイントを押さえておきましょう。

ポイント1：費用の内訳を明確にする

申請代行などを外部に依頼する場合、どのサービスにいくらかかるのか、契約書で明確にしましょう。後から「追加費用」を請求されるトラブルを防げます。

ポイント2：「本人負担」と「会社負担」の経費を正しく分ける

日本語研修費などを会社が負担する場合、それが「給与」の一部と見なされると、税金の計算が変わってきます。本人と会社、どちらが負担する経費なのかを事前にきちんと取り決め、書面で同意を得ておくことが重要です。

ポイント3：消費税の扱いに注意

特定技能の申請支援サービスは、原則として消費税が「非課税」です。もし誤って消費税を支払ってしまうと、不要なコスト増につながります。請求書を受け取った際は、消費税の区分を必ず確認しましょう。

適切な会計処理は、税務上のリスクを避けるだけでなく、企業の信頼性を保つ上でも非常に重要です。不明な点は、経理部門や顧問税理士に必ず相談してください。

【重要】2027年までに変わる！新制度「育成就労」とは？

最後に、今後の重要な制度変更についてお伝えします。

2024年6月に新しい法律が成立し、現在の「技能実習制度」が見直され、新たに「育成就労制度」が創設されることになりました。この制度は、2027年までに施行される予定です。

ポイントは、この育成就労制度が「特定技能」へのステップアップを前提としている点です。

• 目的: 未経験の外国人材を一定期間（最長3年）かけて育成し、特定技能のレベルまで引き上げる。
• キャリアパス: 育成就労を修了した人材は、スムーズに特定技能へ移行し、さらに長期的に日本で活躍することが期待される。
• 転籍の緩和: やむを得ない事情がある場合、本人の意向で同じ分野内の他の企業へ移ること（転籍）が、現在よりも柔軟に認められる見込みです。

この変更により、将来的には企業にとって、より長期的・計画的に外国人材を育成し、確保していく道筋が明確になります。今のうちからこの動きを理解しておくことは、今後の人材戦略を立てる上で非常に重要です。

関連情報：令和六年法律第五十八号（技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律等の一部を改正する法律）

まとめ：法的リスクを避け、スムーズな受け入れを実現しよう

今回は、初めて特定技能外国人の受け入れを担当する方向けに、申請の基本から具体的なステップ、注意点までを解説しました。

最後に、最も重要なポイントを3つだけ振り返りましょう。

1. 全体の流れを掴むこと: まずは本記事で紹介した「7つのステップ」で全体像を把握し、計画的に準備を進めましょう。
2. 事前の準備を徹底すること: 受け入れ企業の条件を満たしているかを確認し、必要書類を不備なく揃えることが、審査をスムーズに進める鍵です。
3. 専門家を頼ること: 自社だけですべてを抱え込まず、必要に応じて登録支援機関や社会保険労務士などの専門家の力を借りましょう。

特定技能制度を正しく活用することは、貴社の人手不足を解消する強力な一手となります。この記事が、その第一歩を踏み出すための助けとなれば幸いです。